Nachgefragt: Stress in der Vorweihnachtszeit vermeiden

Wie lässt sich der Stress vor der alljährlichen Adventsausstellung oder den Vorweihnachtsevents vermeiden? Eine richtige und langfristige Vorbereitung ist hier der Schlüssel zum Erfolg, meint Berater Erwin Germann.

Viele Floristen und Blumenfachgeschäfte entwickeln kurz vor der Advents- und Weihnachtszeit einen wahren Aktionismus. Da werden in letzter Minute noch Dekorationen kreativ gefertigt. Die Nacht vor dem Event wird genutzt, letzte Werkstücke fertigzustellen. Jedes Jahr der gleiche Stress. Obwohl viele Floristen dieses Prozedere immer wieder erleben und oft auch darunter leiden, schaffen sie es nicht, diese alte Gewohnheit abzustellen und aus der Adventsausstellung ein richtiges Projekt zu machen.

Ohne Zeitdruck fließen Ideen besser

Wenn aber bereits im Sommer begonnen wird, sich gedanklich mit diesem Thema auseinanderzusetzen, können Mitarbeiter einfacher und leichter integriert werden. Am Anfang steht eine Idee – und gerade Ideen fließen ohne Zeitdruck besser. Für einen ordentlichen Projektablauf sollte es ausreichend Zeitfenster geben, welche in der Schlussphase zusammenlaufen. Erfolgt dies im Vorfeld, auch mit den Mitarbeitern, kommen häufig ganz neue Aspekte und Denkansätze auf.

Der Vorteil besteht darin, dass mit Abstand und Erfahrung im Vorfeld strukturiert, organisiert und geplant werden kann. Der Anlass ist der gleiche, jedoch erfolgt die gesamte Abwicklung in einem koordinierten Rahmen. Banale Dinge wie Dekoration, Motto und Einladung kommen einfach auf eine Checkliste, werden rechtzeitig und frühzeitig abgestimmt und entsprechend bestellt. Gleichzeitig können mehrere Personen parallel an dem Projekt Adventsaustellung arbeiten.

Einen Fahrplan festlegen

Grundsätzlich muss der Überblick beim Projektleiter, in der Regel dem Chef, liegen, damit man am Ende keine bösen Überraschungen erlebt. Wenn aber das Grundgerüst mit den klassischen Eckpunkten von Anzeige über Ausstellungsstücke bis hin zur Zeitungswerbung aufgelistet ist, lässt sich, je näher der Event rückt, immer weiter ergänzen, welche Punkte noch zu bedenken und zu organisieren sind. Ein weiterer entscheidender Faktor: So lässt sich bereits im Vorfeld festlegen, wer welche Aufgaben übernimmt. Auch jüngere und neue Mitarbeiter können bei ausreichend Zeit mit dieser Aufgabe wachsen. Zur Sicherheit kann man für einen reibungslosen Ablauf des Events einen Fahrplan für jeden Tag aufstellen. Hierbei sollten gerade die Mitarbeiter und Helfer bedacht und nicht vergessen werden. Eigentlich ganz logisch – es gibt heute keine Sendung im Radio oder Fernsehen ohne Regieplan. Jedes Detail ist im Vorfeld geplant und wird sogar mehrmals geprobt.

Bewerten Sie jeden Event!

Nach dem Event ist vor dem Event. Entscheidend ist die Bewertung und strukturierte Nachbetrachtung. Anhand einer Checkliste lassen sich die einzelnen Phasen objektiv bewerten und erkennen, wo es im Betrieb konkrete Verbesserungspunkte gibt. Durch diese Bewertung ergeben sich Optimierungsaspekte für die Zukunft. Die gewonnenen Erkenntnisse lassen sich in eine Checkliste übernehmen. Sie erleichtert die Organisation weiterer Anlässe. Seien Sie ehrlich und bewerten Sie jeden Event.

Bereits beim kritischen Beantworten folgender Fragen werden Sie erkennen, wo es Optimierungsbedarf gibt. Man sollte hier auch die Mitarbeiter bewerten lassen. Sie werden staunen, welche konstruktiven Anmerkungen und Denkansätze kommen. Häufig ergeben sich durch eine strukturierte Nachbetrachtung auch Einsparungsmöglichkeiten. Denn nicht alles, was an Arbeit und Zeit für diesen Event investiert wurde, kam auch zur Geltung.

• Wie war die Vorbereitung?
• Wie war der Ablauf?
• Wie war die Resonanz?
• Wie viel Umsatz konnten Sie direkt oder im Anschluss erzielen?
• Steht der Aufwand im Verhältnis zu dem erzielten Ergebnis?

Mut zu Neuem

Ich möchte an Sie appellieren, alte Gewohnheiten auch einmal zu durchbrechen und Neues auszuprobieren. „Das war bei uns immer so" oder „Das haben wir die letzten 20 Jahre so gemacht", bedeutet nicht, dass dies schlecht war. Doch haben die Kunden von morgen vielleicht andere Erwartungen. Gerade wenn Sie Neukunden erobern wollen, müssen Sie bereit sein, neue Wege zu gehen und etwas anderes zu machen.

Mein Fazit für Sie: Vorbereitung ist ein echter Schlüssel zum Erfolg. Und sollten Sie noch Ideen brauchen, arbeitet die Zeit für Sie. Wer zehn Tage vor der Adventsausstellung noch einen echten Wow-Effekt erzielen will, scheitert häufig an der Umsetzung, da die benötigten Materialien so kurzfristig nicht verfügbar sind.

Wenn Sie Neukunden erobern wollen, sollten Sie bereit sein, neue Wege zu gehen.

Interessierte können bei Erwin Germann eine Basis-Checkliste anfordern oder einen Event-Experten zur Bewertung Ihres nächsten Anlasses einladen.

in florieren! 09-2015