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Mitarbeiterorganisation

Arbeitsabläufe optimieren, Verantwortungsbereiche festlegen

Erwin Germann hat bereits in zahlreichen ekaflor-Betrieben entsprechende Organisationsstrukturen entwickelt und eingeführt:

Verantwortungsbereiche festlegen

Der größte Irrglaube in der Praxis: Alle Mitarbeiter wissen Bescheid. Zum leichteren Verständnis für alle Beteiligten müssen Verantwortungsbereiche klar festgelegt, schriftlich fixiert, regelmäßig angepasst und für alle Mitarbeiter jederzeit sichtbar werden. Wenn diese Organisationsstruktur steht, gern auch mit unserer Unterstützung, ist es erfolgsentscheidend, dass sie im Geschäftsalltag gelebt wird, denn Papier ist bekanntlich geduldig. Nur wenn jedem Mitarbeiter diese Struktur bildlich bewusst ist, weiß er, wo er wann was zu tun hat, an wen er sich im Zweifel wenden kann und wo Eigenverantwortung gefragt ist. Es sollte jährlich – bei betrieblichen Veränderungen auch öfter – geprüft werden, ob diese Struktur noch aktuell ist oder angepasst werden muss.

Regelmäßige Informationen

Nehmen Sie sich Zeit für regelmäßige Meetings, damit das Team umfassend über wichtige betriebsrelevante Punkte, Pläne, Entwicklungen und Veränderungen informiert ist – und zwar aus erster Hand! Getuschel und Gerüchte werden so gleich im Keim erstickt oder auf ein Minimum reduziert. Diese Transparenz sorgt für Vertrauensbildung zwischen der Betriebsleitung und allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Gerade in der grünen Branche gibt es in den Gewächshäusern ausreichend Raum, um solche kurzen Treffen durchzuführen, selbst unter Einhaltung der aktuellen Hygieneauflagen. Mein Tipp: Sorgen Sie dafür, dass bei diesen Treffen nicht immer die gleichen Personen reden und die Zeit für die zu vermittelnden Themen angemessen ist. Lieber öfter kurze Treffen als wenige Dauermeetings, die ab einem gewissen Punkt jeden ermüden und dann nicht wirklich viel bringen.

Einarbeitung mit Qualität

Ein wichtiger Aspekt des optimierten Betriebsablaufs wird in vielen Betrieben oft vernachlässigt: die Einarbeitungsqualität. Neulinge werden häufig ins kalte Wasser geworfen und laufen eher planlos im Betrieballtag mit - buchstäblich. Hier kann ein Laufzettel der individuellen Einarbeitung Struktur geben, besonders in den ersten Wochen und für die jeweiligen Bereiche. Wichtig: Was, wer wann dem bzw. der Neuen vermittelt, sollte konkret dokumentiert und mit kurzer Unterschrift bestätigt werden. Wenn Sie die Einarbeitung auf ein ganz neues Niveau anheben wollen, könnten Sie am Ende eine schriftliche Wissensprüfung durchführen. So wissen Sie ganz genau, wo die Lücken in Ihrem Betrieb sind und können das anpassen und aktualisieren. Wenn ein erstes Gerüst für die Einarbeitung erstellt ist, geht das mit minimalem Zeitaufwand. Außerdem hat jeder neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag gleich einen positiven Eindruck. Auch bei der Einarbeitung gilt: Was Sie am Anfang versäumen zu vermitteln, werden Sie nur mit großem Aufwand und Einsatz nachholen. Sie kennen doch den Spruch: ”Was Hänschen nicht lernt, lernt Hans nimmermehr!”

Meine Grundregel als langjähriger externer Optimierungsbeauftragter in der Grünen Branche:

Es gibt nichts, was morgen nicht noch ein bisschen besser ginge. Sonst rufen Sie mich an, besonders in Zeiten starker Veränderungen! Gerne unterstützen wir Sie bei der nachhaltigen Optimierung Ihrer Betriebsabläufe, denn uns interessiert die praktische Umsetzung. Das wollen viele Betriebe und deren Chefs, doch eine nachhaltige konsequente Umsetzung schaffen im Alltag nur wenige. Also rufen Sie mich an, besonders in Zeiten starker Veränderungen!

In: ekaflor-NEWS, 4/2021